Brak jasnych zasad w relacjach z dostawcami może kosztować więcej, niż się wydaje. Sprawdź, dlaczego przejrzystość w negocjacjach to dziś nie luksus, lecz konieczność.
Dlaczego transparentność jest ważna?
W hotelarstwie – branży, gdzie koszty operacyjne stale rosną, a marże są pod presją, każdy zakup ma znaczenie. Tymczasem wielu hotelarzy nadal podejmuje decyzje zakupowe w oparciu o niepełne dane, zaufanie „na słowo” lub historyczne relacje. Brak przejrzystości prowadzi do sytuacji, w których:
- te same produkty mają różne ceny w zależności od odbiorcy;
- opłaty dodatkowe (transport, pakowanie, opłaty handlowe) są ukrywane lub niejasno opisane;
- warunki umów nie są renegocjowane, mimo zmian na rynku;
- lojalność wobec dostawcy nie przekłada się na realne korzyści finansowe.
Jakie są ryzyka nieprzejrzystych zakupów?
Brak transparentności w relacji z dostawcą to realne, ukryte koszty, które kumulują się miesiąc po miesiącu. Najczęstsze ryzyka to:
1. Ukryte koszty w cennikach i fakturach. Różne stawki dla różnych klientów, dopłaty „z gwiazdką”, zmienne ceny za ten sam produkt to codzienność, której często nie widać bez dokładnej analizy.
2. Brak porównania ofert. Bez punktu odniesienia trudno ocenić, czy oferta jest uczciwa. A dostawcy rzadko sami z siebie proponują lepsze warunki.
3. Zależność od jednego źródła. Brak przejrzystych warunków często idzie w parze z uzależnieniem od jednego dostawcy co osłabia pozycję negocjacyjną hotelu.
4. Trudność w rozliczeniu i kontroli. Niejasne zapisy, brak standardowych umów, różnice między ofertą a fakturą – to utrudnia kontrolę kosztów i zwiększa ryzyko błędów księgowych.
Jak zadbać o przejrzystość i zyskać kontrolę?
1. Ustal zasady współpracy na piśmie. Każda współpraca powinna opierać się na jasnej umowie lub karcie warunków handlowych – bez wyjątków.
2. Regularnie porównuj ceny. Nie wystarczy zapytać raz. Rynek się zmienia, a negocjacje powinny być procesem ciągłym.
3. Proś o pełne rozpiski cenowe. Nie tylko ceny netto, ale też wszystkie opłaty dodatkowe, minimum logistyczne, warunki transportu – czarno na białym.
4. Korzystaj z zewnętrznego audytu zakupowego. Niezależna analiza potrafi ujawnić miejsca, gdzie hotel przepłaca bez zauważenia przez wewnętrzny zespół.
Jak my to robimy?
W Hotelowej Grupie Zakupowej przeprowadzamy audyty zakupowe i analizę kosztów, opierając się na danych z setek hoteli w Polsce. Dzięki temu wiemy:
- jak wyglądają ceny rynkowe;
- jakie są realne możliwości negocjacyjne;
- gdzie pojawiają się najczęstsze „ukryte koszty” i jak je eliminować.
Transparentność = zaufanie + oszczędność
Przejrzystość w zakupach nie jest zagrożeniem dla dostawcy, wręcz przeciwnie. To fundament długofalowej, partnerskiej współpracy. Hotele, które jasno komunikują swoje oczekiwania, zyskują:
- lepsze warunki;
- większą kontrolę nad kosztami;
- bardziej przewidywalne relacje biznesowe.