Zakupy w hotelarstwie to proces, który często traktowany jest rutynowo. Działy operacyjne składają zamówienia, dostawcy realizują dostawy, a faktury trafiają do działu księgowości. Na pierwszy rzut oka wszystko funkcjonuje poprawnie. W praktyce to właśnie w obszarze zakupów dochodzi do wielu niekontrolowanych strat, które bezpośrednio wpływają na rentowność hotelu.
W codziennej współpracy z hotelami obserwujemy, jak często decyzje zakupowe podejmowane są bez odpowiedniego przygotowania, w oparciu o przestarzałe umowy lub relacje personalne, a nie o realną analizę korzyści. Właściciele i osoby zarządzające bardzo rzadko mają pełny wgląd w ten proces, co sprawia, że hotel nie wykorzystuje swojego potencjału zakupowego i przepłaca.
Poniżej kilka mechanizmów, które regularnie generują straty w budżecie hoteli.
Brak centralizacji procesu zakupowego
W hotelu brakuje spójnego, centralnego systemu zakupowego. Poszczególne działy lub osoby samodzielnie realizują zamówienia, co prowadzi do nieskoordynowanych działań, braku kontroli nad wydatkami i pomijania potencjalnych oszczędności wynikających z konsolidacji zakupów. Bez wspólnej polityki zakupowej trudno także o analizę danych i efektywne zarządzanie budżetem.
Lojalność wobec dostawców bez aktualizacji warunków
Wieloletnia współpraca z dostawcami buduje poczucie bezpieczeństwa, jednak brak cyklicznego przeglądu ofert sprawia, że warunki handlowe często stają się niekonkurencyjne. Sytuacja rynkowa zmienia się dynamicznie, dlatego negocjacje powinny być procesem powtarzalnym.
Brak przejrzystości kosztów
Często cena jednostkowa produktu nie jest jedynym kosztem transakcji. Ukryte opłaty za transport, dodatkowe koszty opakowań, minimalne progi zamówień i niekorzystne terminy płatności znacząco wpływają na ostateczny koszt zakupu.
Brak kontroli właścicielskiej
Właściciele, koncentrując się na obłożeniu i wyniku finansowym, często pomijają analizę struktury kosztów operacyjnych. To poważny błąd, ponieważ niekontrolowany proces zakupowy jest jednym z najczęstszych źródeł niepotrzebnych wydatków.
Powiązania personalne i „nieformalne układy”
Nie jest tajemnicą, że w branży hotelarskiej zdarzają się sytuacje, w których decyzje zakupowe nie są podejmowane w oparciu o interes firmy, ale wynikają z relacji personalnych. Efektem są niekorzystne ceny, brak renegocjacji warunków i decyzje, które nie przynoszą korzyści hotelowi.
Brak audytów kosztów operacyjnych
Systematyczna weryfikacja warunków handlowych i poziomu cen w odniesieniu do rynku jest jednym z najprostszych sposobów ograniczenia strat. Brak audytu prowadzi do sytuacji, w której hotel przez wiele miesięcy (lub lat) przepłaca za zakupy, nie mając świadomości istnienia tańszych i korzystniejszych rozwiązań.
Zakupy mają znaczący wpływ na strukturę kosztów operacyjnych hotelu. Wymagają wiedzy, doświadczenia i regularnej weryfikacji, niezależnie od wielkości obiektu czy skali działalności.
Jeżeli masz wątpliwości, czy Twój hotel kupuje w sposób efektywny i zgodny z realiami rynkowymi, warto rozpocząć od bezpłatnej analizy kosztów. W wielu przypadkach nawet krótka weryfikacja ujawnia znaczące oszczędności oraz potencjalne ryzyka.
E-mail: anna.betlinska@zakupyhotelowe.pl
Tel: +48 604 507 001